Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management reikt u als notaris een nuttig instrument aan: een kwartaalblad dat de notaris helpt bij zijn of haar rol als 'manager' van zijn of haar kantoor.

Het tijdschrift heeft daarbij de ambitie om alle aspecten te belichten die voor u als notaris op dit vlak van belang zijn:

- Personeelsbeheer en HR
- Strategie
- Cliëntenbeheer
- Associatiewerking
- Financieel beheer
- Fiscaliteit
- Organisatie en processen
- IT
- …

Zoals bij veel nefaste ontwikkelingen of abrupte ernstige voorvallen, reageert het merendeel van de mensen steeds vanuit een natuurlijke reflex: “dit overkomt mij niet”. Zo blijkt ook uit de moedige getuigenis van notaris Van Kriekinge elders in dit nummer (TNM, 2018 nr. 3; red.). De doorsnee mathematicus zal je bovendien reeds vanuit de simpelste statistiek met een behoorlijk nauwkeurigheidsinterval volledig bijtreden! Echter, vanuit het risicomanagement onderscheiden we twee grote factoren die als multiplicator op elkaar inspelen, met name de impact van een risico mocht het zich voordoen en de waarschijnlijkheid dat het zich voordoet. Net daar schuilt het gevaar, omdat er grote onduidelijkheid is over de kans dat een frauderisico zich voordoet. De fraudemeldingen, de echte vaststellingen en de vermoedens van fraude zijn slechts een fractie van het veelvoud aan fraude die dagdagelijks wordt gepleegd en niet noodzakelijk aan het licht komt. Over de impact van fraude is men het wel eens en ook de nasleep ervan kan ernstige gevolgen hebben. Om die reden is het belangrijk voldoende maatregelen te nemen en de gezonde reflex van “going concern” te ondersteunen door voldoende zekerheid in te bouwen. Beschouw het als een autoverzekering, waarbij men evenmin uitgaat van een ongeval bij het starten van de motor, maar waarbij we toch goed verzekerd zijn “voor het geval dat”!

1° Begrip en concept fraude

De krantenkoppen staan er regelmatig van vol, gaande van de politiek tot grote investeringsbanken. Zodra de belangen significant genoeg worden, loert het frauderisico om de hoek. Het notariaat is hierop geen uitzondering, evenmin wat krantenkoppen betreft. In die mate zelfs dat de redactie van TNM heeft beslist een editie te besteden aan deze prangende problematiek. Daar waar het vrij beroep toenemend met aandrang wordt gevraagd mee actief fraude op te sporen, krijgen onze notarissen, zo ook notaris Van Kriekinge (cf. infra in dit nummer), af te rekenen met eigen interne fraude.

“Kandidaat-notaris vervalst akten om tot beau monde te behoren”; “Accountants lieten notaris talloze ongeoorloofde betalingen verrichten, waardoor bijna twee miljoen aan cliëntgelden kon verdwijnen”; “Als twee klerken van het kantoor controle uitoefenden, maakte de boekhouder gauw geld over, zodat die kosten buiten de controle vielen.” Dit zijn enkele voorbeelden van gemediatiseerde ernstige fraudegevallen waar notarissen het slachtoffer van werden.

De toenemende werkdruk als gevolg van immer uitbreidende regelgeving, de noodzaak om steeds sneller te moeten werken, allemaal factoren die een gebrek aan controle in de hand werken. Van het acteren van documenten tot het acteren van bedrog als de beste Hollywood acteurs. Niemand ontspringt de dans als voldoende factoren aanwezig zijn om fraude te veroorzaken.

Maar wat zet een individu aan tot de uiteindelijke daad? Het antwoord is zeker niet eenduidig “hebzucht” of “winstbejag”, maar een combinatie van factoren. De forensische vakliteratuur spreekt in dit kader over de zogenaamde fraudedriehoek. Dit theoretisch kader stelt dat er steeds drie factoren aanwezig moeten zijn alvorens iemand overgaat tot het plegen van fraude: 1° opportuniteit, 2° druk en 3° rationalisatie.

Volgens deze theorie moet elk van deze factoren in meer of mindere mate aanwezig zijn om een persoon aan te zetten tot fraude. Eigenlijk werkt dit principe volledig analoog met de wetmatigheden voor het ontstaan en in stand houden van vuur. Ook hier spreken we over de vuurdriehoek, waarbij er enkel vuur kan ontstaan bij aanwezigheid van 1° zuurstof, 2° brandstof en 3° een warmtebron. Als één van deze zaken ontbreekt, is het onmogelijk om vuur te maken.

Geert De Rouck
Director Governance, Risk & Assurance, Moore Stephens Belgium

Heeft u interesse in het volledige artikel?

Het volledige artikel verscheen in het recentste nummer van Tijdschrift Notarieel Management. Klik hier voor meer informatie en abonnementsvoorwaarden.

Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management reikt u als notaris een nuttig instrument aan: een kwartaalblad dat de notaris helpt bij zijn of haar rol als 'manager' van zijn of haar kantoor.

Het tijdschrift heeft daarbij de ambitie om alle aspecten te belichten die voor u als notaris op dit vlak van belang zijn:

- Personeelsbeheer en HR
- Strategie
- Cliëntenbeheer
- Associatiewerking
- Financieel beheer
- Fiscaliteit
- Organisatie en processen
- IT
- …

View all posts

Add comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *