CICERO LawPack

CICERO LawPack is al meer dan 30 jaar gespecialiseerd in software voor advocaten, onder meer door een zeer persoonlijke aanpak en de voortdurende verbeteringen en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen die uw werk gemakkelijker en efficiënter maken.

We hebben het in het verleden al meerdere malen over chatbots gehad. De meeste daarvan zijn direct bestemd voor de juridische consumenten. In deze bijdrage bekijken we hoe een chatbot uw advocatenkantoor ten goede kan komen.

Laten we beginnen met het definiëren van wat een chatbot is. Een chatbot is een computerprogramma dat ontworpen is om menselijke conversaties na te bootsen. Het wordt meestal aangedreven door regels of door meer geavanceerde kunstmatige intelligentietechnologieën zoals Machine Learning. De meeste chatbots zijn gebaseerd op tekst, maar meer geavanceerde exemplaren zoals Siri of Alexa, zijn gebaseerd op spraak. In advocatenkantoren worden ze vaak gebruikt voor eenvoudige taken zoals het aantrekken van potentiële cliënten (leadgeneratie), de intake van klanten, het boeken van een afspraak of het verwerken van online betalingen. Meer geavanceerde juridische chatbots kunnen juridische documenten genereren, nakijken en analyseren.

Waarschijnlijk bent u niet overtuigd van het nut van een chatbot voor uw kantoor. Dat is ten onrechte. Er zijn immers vele voordelen, zowel voor uw cliënten en potentiële cliënten, als voor uw advocatenkantoor.

Wat maakt chatbots aantrekkelijk voor de juridische consument?

Ten eerste is er de ongeëvenaarde populariteit van messaging apps. Eén van de redenen dat chatbots overal te vinden zijn, is omdat ze populair zijn geworden op messaging apps. De eerste chatbots verschenen op Facebook Messenger en werden al snel daarna aangeboden op andere platformen zoals Skype, weChat, Telegram, Slack, Kik, Line en SMS.

Mensen houden van hun mobiele toestellen, en chatbots zijn doorgaans ontworpen voor mobiele toestellen. Bovendien houden mensen van tekstboodschappen. Wist u dat tekstberichten een openingspercentage van 98% hebben? Chatbots kunnen daar hun voordeel uit halen. Interactie is belangrijk en chatbots zijn interactief. Meer nog, ze bevorderen interactiviteit. Daarenboven zijn chatbots 24/7 beschikbaar.

Onze onlinecultuur is een onmiddellijke-bevredigingscultuur. Chatbots kunnen ogenblikkelijk antwoorden geven. Onderzoek toont aan dat 70% van de consumenten de voorkeur geeft aan interactie met een chatbot boven interactie met een persoon omdat ze dan een onmiddellijke reactie krijgen. Chatbots kunnen advocaten ten slotte ondersteunen bij verschillende taken, wat betekent dat de juridische consumenten die juridische diensten nodig hebben, sneller hun behoeften voldaan zien en dat meestal zelfs tegen een lagere prijs of zelfs gratis dankzij zulke chatbots.

Wat zijn de voordelen voor uw advocatenkantoor?

Omdat consumenten van interactie houden, is conversatiemarketing belangrijk voor elk bedrijf, ook voor advocatenkantoren. Daarnaast helpen chatbots bij de uitvoering van repetitieve taken die advocaten anders zelf moeten doen. Zo hebben ze hun nut reeds bewezen met betrekking tot:

    • Klantenwerving en -intake evenals leadgeneratie.
    • Het beantwoorden van FAQ’s (vaak gestelde vragen), zodat u niet heen en weer hoeft te mailen om vragen te beantwoorden die u vaak worden gesteld.
    • Het aanmaken en controleren van juridische documenten.

Door het gebruik van chatbots voor repetitieve taken heeft u dus meer tijd voor meer productieve en winstgevende inspanningen.

Hoe gaat u aan de slag?

Als u eenmaal weet waarvoor u een chatbot kan en wilt gebruiken, zijn er verschillende tools beschikbaar. In het artikel, “5 Often-Overlooked Steps to Building a Useful Chatbot for Your Law Practice“, legt Tom Martin van Lawdroid uit wat de beste manier is om te werk te gaan. Hij onderscheidt 5 stappen.

  • Stap 1: Bepaal wat het doel van uw chatbot is. Wilt u die bijvoorbeeld gebruiken om nieuwe klanten toe te laten hun gegevens in te voeren in uw systeem en een afspraak te maken? Of wilt u een meer geavanceerde bot die bijvoorbeeld juridische documenten kan genereren of analyseren? Wees zo specifiek mogelijk.
  • Stap 2: Bepaal waar u uw bot zal gebruiken. Gaat u uw chatbot aanbieden op uw website, of op Facebook, of Whatsapp, etc.?
  • Stap 3: Kies de persoonlijkheid van uw bot: de naam, de visuele stijl, het achtergrondverhaal en de conversatietoon. Mensen houden van een beetje humor. Zorg er bovendien voor dat u ook duidelijk maakt dat uw bezoekers met een chatbot te maken hebben.
  • Stap 4: Bepaal de gespreksstructuur van uw chatbot.  Martin splitst dit op in zes onderdelen. Om te beginnen moet u een aantal essentiële vragen beantwoorden, zoals wie uw doelgroep is (gaat het bijvoorbeeld om bestaande of nieuwe cliënten), wat ze proberen te doen en wat ze daarvoor nodig hebben. Vervolgens kunt u uw dialoogstructuur in kaart brengen, waarbij u nagaat hoe het gesprek zich kan ontvouwen. Laat uw chatbot het gesprek beginnen met een groet, en zorg ervoor dat u de verwachtingen van de gebruikers beheert: leg uit wat de bot wel en niet kan doen.  Martin noemt de volgende stap de “Glide Path to Goal” (de glijbaan naar het doel): het gesprek moet de gebruiker naar een doel leiden, en om dat doel zo efficiënt mogelijk te bereiken, moeten open vragen worden vermeden. Het is daarom goed om mogelijke antwoorden te suggereren waaruit de gebruiker kan kiezen. Als het gesprek is beëindigd en het doel is bereikt, is het goed om de gebruiker te bedanken en hem of haar te voorzien van de gewenste resultaten of om met een specifieke oproep tot actie te eindigen. Ten slotte is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan hoe de bot omgaat met fouten.
  • Stap 5: Kies welke tools u gaat gebruiken om uw bot te bouwen. Martin’s artikel bevat een checklist en een lijst met beschikbare platforms. De checklist bevat de volgende punten:
      • Is het maken van de chatbot gratis of tegen betaling?
      • Komt er programmeerwerk aan te pas?
      • Wat zijn de publicatieplatforms voor de chatbot?
      • Gebruikt of heeft de chatbot artificiële intelligentie nodig?
      • Hoe zijn de integraties met apps van derden zoals Gmail, MailChimp, Office 365, enz.?
      • Welke talen worden ondersteund?
      • Wat is het aanbevolen gebruik? U hebt bijvoorbeeld geen bot nodig die Machine Learning gebruikt als u alleen maar wilt dat uw nieuwe cliënten hun gegevens invullen.

Als u een chatbot voor uw kantoor wilt bouwen, zijn de volgende platformen op dit moment beschikbaar:

In zijn artikel overloopt Martin voor elk van deze platforms alle items op zijn checklist. Laten we het daarbij laten, hoewel we enkel het tipje van de sluier hebben kunnen toelichten. De mogelijkheden zijn immers enorm. De onderstaande artikelen kunnen u verder helpen in uw zoektocht naar de juiste chatbot.

Cicero LawPack

Meer lezen van Cicero LawPack? Dat kan hier!

****

referenties:

 

CICERO LawPack

CICERO LawPack is al meer dan 30 jaar gespecialiseerd in software voor advocaten, onder meer door een zeer persoonlijke aanpak en de voortdurende verbeteringen en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen die uw werk gemakkelijker en efficiënter maken.

View all posts

2 comments

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • Ik vind het altijd leuk om te zien dat jullie in België zover voorlopen met betrekking tot de adoptie van chatbots. Ook dit is weer een mooi voorbeeld.
    groet uit het Noorden